Trong quá trình thu thập và xử lý thông tin, thì quá trình thu thập thông tin đóng một vai trò rất quan trọng, bởi nếu không thu thập thông tin thì làm gì có thông tin để mà xử lý, hoặc nếu có thông tin nhưng không đúng phương pháp thì khi xử lý thông tin cũng sẽ gặp nhiều khó khăn. Do vậy, khi tiến hành thu thập thông tin thì cần phải có những cách thức, những phương pháp phù hợp với từng chủ đề, từng lĩnh vực nghiên cứu, và trên hết là phải phù hợp với nội dung của đề tài.
Như chúng ta đã biết, có rất nhiều cách thức thu thập thông tin khác nhau, nhưng theo tôi thì có năm phương pháp thu thập thông tin chủ yếu, đó là:
1. Phương pháp đọc và ghi chép thông tin
2. Phương pháp sao chụp tài liệu
3. Phương pháp nghe báo cáo
4. Phương pháp tra cứu qua mạng Internet
5. Phương pháp điều tra xã hội học.
Mỗi phương pháp thu thập thông tin có những ưu – nhược điểm riêng. Và việc kết hợp các phương pháp ấy với nhau để có được cách thức tốt nhất cho việc thu thập thông tin một cách chuẩn xác, nhanh chóng và dễ dàng. Dưới đây là những ưu – nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin nêu trên.
1. Phương pháp đọc và ghi chép thông tin:
Về nội dung, đọc là để thu nhận thông tin, còn ghi chép là hình thức lưu lại những thông tin đã đọc để phục vụ cho quá trình sử dụng thông tin. Phương pháp này có thể thực hiện trên các văn bản quản lý nhà nước, các tài liệu điện tử, sách báo, tạp chí, …. Tóm lại là các văn bản có đầy đủ tính pháp quy.
Phương pháp này có ưu điểm là giúp ta tránh ghi nhớ thông tin tạm thời, khi đọc lại bài ghi chép sẽ giúp cho việc sử dụng thông tin chính xác và đầy đủ, có hệ thống và theo trình tự, ….
Nhược điểm của nó là tốn nhiều thời gian để đọc và ghi chép, ghi chép lại không đầy đủ (do phải ghi chép tóm tắt), mang tính tạm thời, khó khăn trong việc trích dẫn hoặc đọc lại nguyên văn của thông tin.
Ví dụ như khi ta đọc một quyển sách và ta ghi chép lại, tóm tắt lại nội dung chính của quyển sách đó, hoặc đơn giản chỉ là những câu, những đoạn hay có thể trích dẫn. Hay ta có thể lấy trường hợp thu thập thông tin để làm một đề tài nghiên cứu nào đó chẳng hạn, để làm ví dụ cho phương pháp này. Khi ta tiếp cận với nguồn tài liệu là các văn bản (được mặc định) là đầy đủ tính pháp lý, thì ta không thể nào đọc và nhớ được hết nội dung của văn bản, mà phải ghi chép tóm tắt lại những thông tin chính, những nội dung căn bản một cách có hệ thống, trình tự, để rồi sau đó phục vụ cho quá trình sử dụng thông tin mà ta vừa ghi chép. Nhưng nó cũng mang lại những khó khăn khi lượng thông tin quá nhiều và ta cần trích dẫn hoặc mang về nhà để đọc và tìm kiếm thông tin khác, hoặc như ta muốn đọc kỹ hơn văn bản, thì như vậy phương pháp này là chưa thể đáp ứng được cho việc nghiên cứu đề tài. Do vậy, chúng ta cần có phương pháp thứ hai là “sao chụp tài liệu”.
2. Phương pháp sao chụp tài liệu:
Phương pháp này gồm các cách như photocopy, scan, chụp,… tài liệu nhằm lưu trữ thông tin.
Phương pháp này bao gồm:
- các văn bản được dùng làm căn cứ để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức.
- các văn bản là căn cứ trực tiếp giải quyết công việc
- các báo cáo thống kê tổng hợp của các đơn vị về tình hình thực hiện nhiệm vụ.
- các sách báo, tạp chí có bài viết liên quan đến vấn đề giải quyết công việc.
- …
Ưu điểm của phương pháp này là nhanh gọn, chính xác, có thể lưu giữ thông tin lâu dài, đảm bảo độ chính xác cao. Tuy nhiên, nó có nhược điểm là chi phí cao, tốn thời gian, …
Lấy tiếp ví dụ trên, ta thấy, khi cần tài liệu cho nghiên cứu, ta có thể photocopy, scan, chụp,… tài liệu để lưu giữ thông tin về vấn đề cần nghiên cứu. Chẳng hạn, khi ta thực hiện đề tài, ta có thể đến thư viện chụp lại tài liệu hoặc photo tài liệu, như vậy việc tiếp cận tài liệu sẽ dễ dàng hơn. Nhưng khi tiến hành phương pháp này sẽ gây tốn kém nhiều khi thu thập thông tin bời những khoản chi phí cho photo, scan, chụp tài liệu…
3. Phương pháp nghe báo cáo:
Có hai cách nghe báo cáo là:
- Nghe báo cáo kèm theo đọc văn bản
- Nghe báo cáo trực tiếp bằng lời báo cáo qua các phương tiện thông tin.
Ở phương pháp thu thập thông tin này, chúng ta có thể thấy ưu điểm của phương pháp này là tốn ít chi phí hơn, có thể kết hợp giữa việc đọc và nghe, nắm bắt được các dữ liệu thông tin trực tiếp, thông tin được xử lý, tổng hợp sẵn, dễ tiếp thu, qua nghe đọc kết hợp với đọc văn bản kèm theo thì thông tin sẽ được lưu dữ lâu hơn điều đó tạo điều kiện cho các ý tưởng nảy sinh mạnh mẽ. Song nó cũng có những nhược điểm như khi nghe thì khó tập trung lưu giữ thông tin, mất nhiều thời gian cho việc nghe báo cáo. Nhất là việc tham dự vào buổi nghe báo cáo ( người cần thì không được nghe, người không có nhu cầu thì lại vào nghe).
Ví dụ như trong một buổi báo cáo, không phải diễn giả nào cũng nói tốt, nói đủ cho khán giả hiểu được hết, và không phải ai ngồi nghe cũng tập trung suốt cả buổi để nghe báo cáo, ….
4. Phương pháp tra cứu qua mạng:
Phương pháp này gồm các cách sau:
- tìm theo các địa chỉ trang web
- tìm trong máy tìm tin : Google, yahoo,….
- Tìm theo địa chỉ được hướng dẫn…
Phương pháp này thường có ưu điểm là nhanh, tiện lợi song nó có nhược điểm là hay gây nhiễu thông tin, tức là thường cho kết quả thông tin nhiều và độ chính xác không cao.
Ví dụ như khi ta tìm thông tin trên một trang mạng nào đó, hay sử dụng công cụ tìm kiếm Google, yahoo,… thường cho những kết quả không đi sát vấn đề, ta phải sang lọc thông tin cần thiết trong nhiều kết quả thông tin. Do vậy, sẽ dễ dẫn đến “nhiễu” thông tin. Vả lại, trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, những gì trên mạng không phải thông tin nào cũng có độ chính xác cao được.
5. Phương pháp điều tra xã hội học:
Phương pháp này được sử dụng để thu thập các thông tin phù hợp với nhu cầu thực tế. Do đặc thù của phương pháp này, cho nên nó chỉ được tiến hành khi cần thiết.
Ưu điểm của phương pháp này là thông tin mang lại phong phú, đa dạng và sát với nhu cầu trong thực tế, do đó mang tính thực tiễn cao.
Nhược điểm của phương pháp này là mang tính chủ quan, hạn chế trong việc thu thập thông tin của đối tượng điều tra, gây tốn kém chi phí trong quá trình thực hiện. Do vậy, chỉ tiến hành trong trường hợp cần thiết. ví dụ như khi muốn biết dân số của một khu vực, lãnh thổ nào đó, hay cần thu thập ý kiến thực tế ( như sự hài lòng của khách hàng khi dùng một sản phẩm nào đó, ….) thì cần đến điều tra xã hội học. Hay như muốn biết tờ báo nào được nhiều người đọc nhất, và đọc mục nào thì tiến hành điều tra. Còn chẳng ai lại đi điều tra xã hội về việc đọc sách của K.Marx, Engels, chẳng hạn, hoặc nếu có thì rõ ràng là không cần thiết.
Tóm lại, trong quá trình thu thập và xử lý thông tin, việc thu thập thông tin đúng cách là rất cần thiết. Và để có kết quả tốt nhất thì cần có sự kết hợp các phương pháp với nhau, có như vậy thì thông tin thu thập được mới có giá trị và mang tính chính xác cao. Ví dụ như, khi thu thập thông tin, ta có thể kết hợp phương pháp đọc và ghi chép thông tin với phương pháp tra cứu qua mạng, phương pháp nghe báo cáo, để tạo thành một chuỗi liên hoàn các phương pháp thu thập thông tin. Bởi có thu thập thông tin tốt thì quá trinh xử lý thông tin mới được đảm bảo, chí ít là đáp ứng được nhu cầu công việc.
